Журнал регистрации приказов КЖ-144

Журнал регистрации приказов КЖ‑144

Назначение
Журнал предназначен для систематизированного учёта и регистрации приказов в организации (учреждении, предприятии). Обеспечивает контроль за изданием, исполнением и хранением распорядительных документов, формирует хронологическую базу приказов для оперативного поиска и архивной работы.

Область применения
Используется в структурных подразделениях для фиксации:

• приказов по основной деятельности;
• приказов по личному составу (приём, перевод, увольнение, отпуска, поощрения и т. п.);
• иных распорядительных документов, требующих учёта.

Структура журнала
Журнал содержит следующие обязательные графы:

1. Порядковый номер записи — сквозная нумерация приказов.
2. Дата издания приказа — число, месяц, год (формат: $dd.mm.yyyy$).
3. Номер приказа — официальный регистрационный номер документа (например, № КЖ‑144/01‑05).
4. Заголовок (краткое содержание) — суть приказа в 1–2 предложениях.
5. ФИО ответственного исполнителя — лицо, назначенное для контроля исполнения.
6. Срок исполнения — дата или период, к которому приказ должен быть выполнен.
7. Отметка об исполнении — краткая запись о фактическом выполнении с датой и подписью ответственного.
8. Место хранения (архивный номер) — указание на папку, дело или электронный ресурс, где хранится оригинал.
9. Примечания — дополнительные сведения (например, ссылки на приложения, изменения в приказе).

Правила ведения

• Записи вносятся в день издания приказа или не позднее следующего рабочего дня.
• Все графы заполняются разборчиво, без сокращений (кроме официально утверждённых аббревиатур).
• Исправления заверяются подписью ответственного лица с указанием даты.
• Журнал нумеруется, прошнуровывается, скрепляется печатью организации и подписью руководителя.
• Срок хранения — не менее 5 лет (или в соответствии с локальными нормативными актами).

Ответственность
Ведение журнала возлагается на секретаря, делопроизводителя или кадровика. Контроль за корректностью записей осуществляет руководитель подразделения.

Формат

• Бумажный носитель: пронумерованные листы в твёрдой обложке.
• Электронный вариант: защищённая таблица с электронной подписью (при наличии ЭДО).

Примечание
Номер «КЖ‑144» может обозначать:

• код организации/подразделения;
• серию приказов по определённому направлению;
• внутренний классификатор документооборота.

Журнал является документом строгой отчётности и подлежит учёту в номенклатуре дел организации.